Ljudje se hitro navadijo na e-pošto. Zvečer si lahko izmenjate ducat ali več sporočil, dopisovanje s prijatelji in sorodniki pa je pogosto podobno ustnemu dialogu. Pri sestavljanju poslovnih pisem pa morate upoštevati pravila bontona, ki so približno enaka za e-pošto in navadno pošto.
Potrebno je
- - računalnik z internetno povezavo;
- - imenik.
Navodila
Korak 1
Navedite namen sporočila. Ni ga treba zapisovati, vendar morate jasno razumeti, ali želite skleniti novo pogodbo, pridobiti nove stranke, najeti novega zaposlenega, vložiti zahtevek ali preprosto čestitati partnerjem za praznik.
2. korak
Pomislite, kdo točno naj prejme vaše pismo. Od tega je v veliki meri odvisna njegova oblika. Mogoče vam sploh ni treba ničesar pisati, bo pa dovolj, da pokličete po telefonu, se na posebnem forumu pogovorite o situaciji ali težavo razrešite osebno.
3. korak
Izberite vrsto črke. Za potrošnika je to lahko ponudba izdelka ali storitve, druge informacije oglaševalske narave. Lahko opravite anketo. Banke stranke pogosto opozarjajo na dolgove ali nove pogoje posojanja. Informacije o prostih delovnih mestih in obvestilo o zaposlitvi lahko pošljete osebi, ki bi jo radi videli v svoji ekipi. Nekatera sporočila morajo zaposleni v podjetju prejeti v pisni obliki. To so disciplinske informacije in opozorilo o zmanjšanju. Partnerji običajno prejmejo nove predloge, pritožbe in opravičila.
4. korak
Poslovno pismo mora vsebovati določene podrobnosti, zato je bolje, da obrazce razvijete takoj. Izpolnjeni obrazec lahko pošljete po e-pošti kot prilogo ali natisnete in pošljete po navadni pošti z običajno ali overjeno pošto. Na vrhu naj bo ime vašega podjetja ali še bolje - logotip. Nekoliko spodaj sta datum in številka, po potrebi pa tudi povezave do omrežnih virov (na primer, če so pogoji pogodbe ali razpisne dokumentacije objavljeni na uradni spletni strani). Bolje obdržati stolpec za zadevo pisma. Naj bo krepko. Tako bo naslovnik lahko hitro krmaril po dokumentih, ki mu jih vsak dan pošljejo v podpis.
5. korak
Navedite priimek, ime, zaimek in položaj osebe, ki ji je pismo namenjeno. Mnoga podjetja imajo svoja spletna mesta ali vsaj domače strani na internetu. Verjetno so tam stiki. Pokličete lahko tajnico in ugotovite, kateri od zaposlenih je vpleten v določeno težavo. Podjetje ima lahko imenjake in celo zaposlene z istim priimkom in začetnicami.
6. korak
Začnite svoje pismo z osebnim naslovom po imenu in imeni. Primerno bi mu bilo dodati besedo "spoštovan", tudi če pišete disciplinsko pismo. V uvodnem delu naslovnika spomnite na prejšnji stik, četudi je bil to že zdavnaj. Možno je, da se ta zaposleni spopada s številnimi težavami. Dati mu je treba možnost, da se orientira, hkrati pa pokazati, da cenite njegov čas. To je lahko povezava do pogodbe, podpisane na določen datum, ali sporočilo, da je vodstvo pregledalo življenjepis, objavljen na spletnem mestu. Če pišete odgovor, navedite, katero dejanje je vaš anketiranec sprejel kot sprožilec.
