Sodobni človek je prisiljen imeti e-pošto. Brez tega se ni mogoče registrirati v različnih internetnih projektih, ustvarjati račune v družabnih omrežjih in voditi polnopravno poslovno življenje. Kadar je pretok informacij velik, morajo obstajati pravila za vzdrževanje reda.
Ste že kdaj poskusili prešteti, koliko e-poštnih sporočil prispe v vaš nabiralnik vsak dan? Včasih je njihovo število več kot sto in to ni omejitev. Povsem očitno je, zakaj je v takem toku informacij težko najti zares pomembne črke. Kako lahko v svoji pošti uredite stvari in se izognete ponavljanju tega kaosa v prihodnosti?
Koren problema
E-pošta je klasičen komunikacijski kanal, po katerem se informacije še naprej izmenjujejo v profesionalnem okolju. Na naš elektronski naslov prejemamo obvestila, projektno dokumentacijo, račune za plačilo, kontakte bodočih poslovnih partnerjev itd. Kaos v e-pošti ustvarja nered v glavi: ne morete zbrati svojih misli, zapomniti si pomembnih podatkov, lahko je kaj pozabiti, težko je nekaj najti …
Od tod pomanjkanje časa in preprosta razdražljivost. Zakaj torej ne bi enkrat pospravili e-pošte in potem kar naprej ves čas vodili ?! Verjemite mi, v veselje mi je delati s takšno pošto!
Urejanje stvari v red
Navadite sortirati dohodno korespondenco v kategorije: službeno, osebno, zabavno, zanimivo itd. Če res želite, lahko začnete razvrščati črke po priimkih. Uporabite standardne nalepke svoje storitve: črke označite kot pomembne, jih označite z zvezdicami in drugimi značilnimi znaki. Ne puščajte nepotrebnih e-poštnih sporočil v splošnem imeniku - takoj jih označite kot "neželeno". Prav tako ne škodi, če se odjavite od nepotrebne pošte.
Naučite se delati s skupinami črk. Samo označite določeno število prejetih pisem s podobnimi značilnostmi in jih pošljite v ločen imenik, jih izbrišite ali označite. To pomaga učinkovito rešiti problem zmede pri velikem toku dohodne e-pošte.
Ko prejmete pomembna e-poštna sporočila, vendar ne boste mogli takoj odgovoriti, jih označite z najbogatejšo standardno nalepko: naslednjič, ko zaženete pošto, jih boste najprej opazili in odgovorili. Če tega ne storite takoj, se bodo pomembna pisma med drugimi izgubila in osebo boste razočarali ali pa ne boste imeli časa narediti nekaj pomembnega.
Obstajajo črke, ki jih sploh ni smiselno shranjevati. Če zagotovo veste, da je prejeto pismo očitno neželena, ga takoj izbrišite, ne da bi ga sploh odprli. V nasprotnem primeru boste vsakič naleteli nanj in izgubili čas pri ponovnem branju naslova. V obsegu ene črke boste porabili nekaj sekund, ko pa jih je veliko, se izkaže, da je izguba časa precej oprijemljiva.
